Quel est l’objectif de votre événement ?

Publié le 12 février 2018 | Analyse

Pour la préparation de votre séminaire ou de votre convention, votre principale préoccupation concerne généralement la partie logistique de votre événement. Chronophage et stressante, cette partie requiert de véritables compétences de chef d’orchestre, de maître d’œuvre, voire même de super héros. Assez naturellement, les premières questions que vous vous posez sont les suivantes: Où réaliser l’événement ? Quel hôtel choisir (combien de single et de twin) ? Un amphi pour la plénière, mais combien de salles pour les ateliers (trois, non plutôt quatre) ? Quels restaurants (si possible pas trop loin de l’hôtel) ? Quelles activités teambuilding (sans refaire les mêmes que l’année dernière) ? Etc.

Ces préoccupations logistiques sont importantes car elle vont influer sur le bon déroulé de votre événement. Compte tenu de l’exigence croissante des participants (collaborateurs et clients), il est primordial que l’organisation et la coordination de votre événement soient absolument irréprochables. Effectivement, personne n’imagine un seul instant un événement où s’accumuleraient erreurs et approximations. Le métier de l’événementiel et du voyage d’affaires est un métier de rigueur et de précision qui ne saurait tolérer le moindre couac. Néanmoins, toutes ces préoccupations logistiques ne devraient pas occulter la question la plus importante, et pourtant bien souvent négligée : Quel est l’objectif de votre événement ?

Un événement de communication n’est pas une fin en soit, ce n’est qu’un outil au service de vos messages, de votre stratégie, et de l’atteinte de vos objectifs.

A l’approche de la date fatidique, toute la logistique de votre événement est sous contrôle. Vous avez envoyé à temps le « save the date » à vos collaborateurs, à vos commerciaux, à votre CODIR ou à vos franchisés. Vous avez opté pour Barcelone ou Toulouse pour limiter les risques météo. Vous avez réservé 72 twins et 15 singles dans ce magnifique hôtel, ni trop grand ni trop petit, disposant d’un auditorium et de 4 salles de sous-com’. Et cerise sur le gâteau, toutes vos activités hors de l’hôtel sont « walking distance ». Bref, tout est parfait ! (ou presque…)

Tout au long de cette préparation, vous avez mis tellement de temps et d’énergie dans la logistique de votre événement que vous en avez oublié le principal: la raison même de cet événement. Un événement de communication n’est pas une fin en soit, ce n’est qu’un outil au service de vos messages, de votre stratégie et de l’atteinte de vos objectifs. Dès lors, les questions les plus importantes sont les suivantes: Quels sont les enjeux de votre événement ? Quels sont les messages forts que vous souhaitez absolument faire passer ? Quel est l’effet que vous recherchez suite à cet événement ?

S’ils sont effectivement très exigeants sur la qualité des prestations qui leur sont offertes, vos participants attendent avant tout d’un événement qu’il soit porteur de sens, qu’il réponde à leurs interrogations et surtout, qu’il apporte une véritable valeur ajoutée. Il est donc primordial de prêter autant d’attention au fond qu’à la forme de votre événement.

Sur le fond, voici une petite checklist (non exhaustive) de choses à ne pas négliger dans la préparation de votre événement:

  • déterminer le plus tôt possible le contenu de la plénière et des ateliers
  • préparer en amont les supports qui seront diffusés (slides, vidéos, livrets, etc.)
  • ne pas négliger le travail d’harmonisation graphique de ces supports
  • dynamiser la plénière grâce à un travail de scénarisation
  • faire respecter le timing des interventions et proscrire les digressions soporifiques
  • remettre aux participants les supports diffusés
  • accorder le temps nécessaire aux répétitions avec l’ensemble des intervenants

La préparation de ces éléments de fond requiert un travail tout aussi important que celui qui est consacré à la partie logistique de votre événement. Ce travail nécessite du temps et l’implication concrète des personnes qui prendront la parole en plénière et durant les ateliers. Il est d’ailleurs recommandé de réunir ponctuellement ces personnes afin de déterminer suffisamment tôt le contenu, la durée et les supports de communication de chacun. Sans ce travail réalisé en amont, il vous sera difficile de mettre en scène et de rendre harmonieuse une convention constituée à la dernière minute d’interventions disparates.

Compte tenu du temps, des efforts et du budget fournis pour offrir à votre événement un écrin magnifique, il serait vraiment dommage que le contenu ne soit pas à la hauteur du contenant…

Pour poursuivre ce sujet ensemble: 06.28.03.89.02 – julien.vaillant@cygnerouge.fr